Veel organisaties investeren tijd en middelen in een goed onboardingproces, maar vergeten een cruciale stap: preboarding. Het moment tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag wordt vaak over het hoofd gezien, terwijl dit een belangrijke fase is in de reis van de nieuwe medewerker. Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich al voor hun eerste werkdag verbonden voelen met jouw organisatie? In deze blog ontdek je waarom preboarding een niet te missen onderdeel is van onboarding en hoe je dit effectief kunt inzetten.
Wat is preboarding en waarom is het zo belangrijk?
Preboarding is de periode vanaf het moment dat een nieuwe medewerker het contract ondertekent tot aan de eerste officiële werkdag. Het is de ideale gelegenheid om medewerkers alvast vertrouwd te maken met de organisatie, de bedrijfscultuur en hun toekomstige taken. Dit voorkomt een koude start en helpt om medewerkers sneller productief en betrokken te maken.
Voordelen van preboarding:
– Snellere integratie: nieuwe medewerkers voelen zich eerder op hun gemak en weten wat er van hen wordt verwacht.
– Verhoogde betrokkenheid: een goed preboardingproces verkleint de kans op afhaken voordat iemand daadwerkelijk begint.
– Efficiëntere onboarding: door vooraf informatie te delen, blijft er tijdens de onboardingfase meer tijd over voor verdieping en persoonlijke begeleiding.
De risico’s van een gebrekkige preboarding
Het niet actief preboarden van nieuwe medewerkers kan negatieve gevolgen hebben. Zonder duidelijke communicatie en betrokkenheid in de periode voor de eerste werkdag, kunnen onzekerheden ontstaan en kan de motivatie afnemen. In sommige gevallen besluiten medewerkers zelfs om hun contract in te trekken nog voordat ze zijn begonnen.
Veelvoorkomende problemen bij slechte preboarding:
-Onzekerheid over de nieuwe rol en organisatie
– Gebrek aan binding met het bedrijf en collega’s
– Hoge no-show percentages op de eerste werkdag
– Extra werkdruk voor HR en managers om informatie in te halen
De essentiële elementen van een effectief preboardingprogramma
Een sterk preboardingprogramma zorgt ervoor dat medewerkers zich welkom voelen en goed voorbereid aan hun eerste werkdag beginnen. Dit kan op verschillende manieren worden ingevuld, afhankelijk van de organisatie en de specifieke functie.
1. Duidelijke en tijdige communicatie
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers alle praktische informatie ruim op tijd ontvangen. Denk aan hun startdatum, werktijden, inloggegevens en eventuele benodigdheden zoals een laptop of toegangspassen.
Wat kun je doen?
– Stuur een welkomstmail met praktische details en een introductie tot het team.
– Deel een digitaal handboek of intranetpagina met veelgestelde vragen.
– Bied een contactpersoon aan waar ze terechtkunnen met vragen.
2. Maak kennis met de bedrijfscultuur
Een van de grootste obstakels voor nieuwe medewerkers is het wennen aan de bedrijfscultuur. Door hen vooraf al inzicht te geven in hoe de organisatie werkt, voelen ze zich sneller thuis.
Wat kun je doen?
– Stuur een video waarin de CEO of een teamleider kort vertelt over de missie en waarden van het bedrijf.
– Geef toegang tot een online leeromgeving met introductiemateriaal over de organisatiecultuur.
– Plan een virtuele koffiemeeting met toekomstige collega’s.
3. Digitale onboardingmodules
Digitale preboardingmodules helpen nieuwe medewerkers om alvast kennis op te doen over hun functie en de tools die ze gaan gebruiken. Dit bespaart tijd tijdens de officiële onboarding.
Wat kun je doen?
– Bied e-learnings aan over systemen, bedrijfsprocessen en kerncompetenties.
– Stuur een interactieve rondleiding door het kantoor of digitale werkplekomgeving.
– Laat medewerkers alvast kennismaken met interne tools zoals Slack, Microsoft Teams of een CRM-systeem.
4. Creëer een warm welkom
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers zich gewaardeerd voelen nog voordat ze zijn begonnen. Een persoonlijke benadering draagt bij aan een positieve ervaring en verhoogt de betrokkenheid.
Wat kun je doen?
– Stuur een welkomstpakket met bedrijfsmaterialen of een persoonlijke boodschap.
– Laat het team een korte video opnemen waarin ze zich voorstellen.
– Geef nieuwe medewerkers toegang tot een interne community waar ze alvast kunnen kennismaken met collega’s.
Hoe preboarding de onboarding versterkt
Een goed preboardingprogramma zorgt ervoor dat onboarding soepeler verloopt. Doordat medewerkers al basiskennis hebben opgedaan, kan de onboardingfase zich richten op verdieping en interactie in plaats van administratieve zaken.
Hoe preboarding en onboarding samen werken:
– Preboarding zorgt voor de eerste kennismaking, onboarding bouwt daarop voort.
– Administratieve taken kunnen vooraf worden afgerond, zodat de eerste werkdag draait om ervaring en interactie.
– Medewerkers voelen zich direct betrokken, waardoor de kans op snelle uitval afneemt.
Succesvolle preboarding in de praktijk
Steeds meer organisaties erkennen het belang van preboarding en investeren in digitale oplossingen om nieuwe medewerkers effectief te begeleiden. Bedrijven die een gestructureerd preboardingproces hanteren, ervaren minder verloop in de eerste maanden en een hogere medewerkerstevredenheid.
De rol van SkillsTown in een succesvolle preboardingstrategie
Een sterk preboardingprogramma vraagt om de juiste tools en ondersteuning. SkillsTown biedt een volledig digitaal platform waarin organisaties preboardingmodules kunnen ontwikkelen, interne kennis kunnen delen en nieuwe medewerkers een soepele start kunnen geven. Met onze e-learningoplossingen en onboardingprogramma’s maak je preboarding effectief én schaalbaar.
Dat dit werkt, blijkt uit de samenwerking met Gemeente Hengelo. Wat begon als een manier om onboarding efficiënter te maken, groeide daar uit tot een organisatiebrede leercultuur. Dankzij een hybride onboardingproces besparen ze tijd én zijn medewerkers sneller productief. Wil jij net als Gemeente Hengelo leren integreren in je onboardingstrategie? Ontdek de mogelijkheden met SkillsTown en geef jouw medewerkers een vliegende start.
Lees de volledige klantcase: Hoe digitaal leren Gemeente Hengelo klaarstoomt voor 2040.