Ken je dat? Van die ochtenden waarop je al bellend naar je auto loopt om te vertrekken naar je werk, ondertussen een boterham met kaas probeert te eten en je je in de auto realiseert dat je autosleutel nog op de keukentafel ligt? Vaak hebben we als mensen té veel dingen gepland staan in té weinig tijd. Hierdoor word je minder effectief, vergeet je dingen, raak je gestrest en lukt het vaak niet je to-do lijst af te strepen aan het einde van de dag. Daarom hebben we 5 handige stappen op een rijtje gezet waarmee jij van chaos naar productiviteit gaat!
1. Plan 20% meer tijd in
Een van de dingen die je kan helpen bij het plannen en daadwerkelijk uitvoeren van activiteiten, is het nemen van extra tijd. Als je aan het begin van de dag, week of maand tijd gaat inplannen om je activiteiten in uit te voeren, plan dan 20% extra ruimte in. Hierdoor weet je zeker dat je de betreffende activiteit af kunt ronden volgens je planning en word je zelf rustiger tijdens het uitvoeren hiervan.
2. Werk in blokken van dezelfde activiteiten
Hoe vaker je een bepaalde handeling doet, hoe makkelijker hij wordt. Probeer er daarom bij het plannen van je activiteiten rekening mee te houden wat voor soort activiteit het is. Plan de activiteiten die verbinding met elkaar hebben daarom achter elkaar. Dus geen werksituatie waarin je een telefoontje pleegt, dan een collega te woord staat, daarna een mail antwoord om vervolgens in overleg te gaan en daarna een rapport te lezen. Plan je telefoontjes bij elkaar, het antwoorden van verschillende mails achter elkaar en de gesprekken met collega’s ook in 1 blok. Zo heb je de juiste focus en kom je in een goed ritme per activiteit.
3. Plan drie ‘check’ momenten
Om ervoor te zorgen dat je gedurende de dag niet afwijkt van je planning en bij te kunnen sturen waar nodig, is het slim om 3 ‘check’ momenten in je dag in te plannen. Vraag je daarvoor aan het begin, in het midden en aan het einde van de dag af of je nog goed gaat. Kijk naar de taken die je gepland had staan en hoever je bent in het afronden daarvan. Het kan namelijk altijd gebeuren dat er bepaalde activiteiten tussenkomen waarop je van tevoren niet had gerekend. De 20% extra tijd kan daarin al helpen, maar soms is het nodig om gedurende de dag wat te schuiven. Als dat het geval is, vraag je dan bij je geplande taken af welke daarvan het belangrijkste is en welke eventueel op kan schuiven naar een later moment.
5 manieren om mindfulness toe te passen op je werk
In dit whitepaper geeft mindfulnesstrainer Bart Hansma je 5 tips om jouw mindfulness ‘spier’ te ontwikkelen zonder dat je er je schema voor overhoop hoeft te gooien.
4. Doe één ding tegelijkertijd en maak dat af
Nog steeds veel mensen doen aan multitasken, terwijl dat juist een negatief effect heeft op je productiviteit. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat multitasken ervoor zorgt dat je 25% minder effectief bent. Probeer je dus te focussen op 1 ding tegelijkertijd en maak die activiteit ook af. Moet je bijvoorbeeld een rapport nakijken, een stuk schrijven, een vergadering of presentatie voorbereiden? Focus je gedurende de geplande tijd dan ook echt op die taak. Zorg ervoor dat je zo min mogelijk wordt afgeleid door andere factoren, dus sluit bijvoorbeeld je mail af en zet je telefoon op stil. Als het een activiteit is die je af kunt ronden, doe dat dan ook. Dit zorgt voor rust in je hoofd en geeft je de mogelijkheid om daarna te starten met je volgende activiteit.
5. Schrijf op waar je mee bezig was
Stel je zit midden in de voorbereiding van de vergadering van morgen maar een van je collega’s heeft al 3 keer gebeld. Dan is er vast iets belangrijks aan de hand waarbij ze jouw expertise nodig hebben. Als je wordt onderbroken in je geplande activiteit, zie dat niet direct als een probleem. Schrijf dan op waar je mee bezig was zodat je daarna verder kunt waar je was gebleven.
Meer leren over productiviteit en time management?
In ons online leerplatform vind je een uitgebreid aanbod aan online trainingen, onder andere op het gebied van time management, productiviteit en omgaan met stress.