Misschien klinkt dit bekend: Het is maandagochtend en je bent net je kantoor binnengewandeld. Je inbox puilt uit, je agenda staat vol meetings en je to-do lijst lijkt eindeloos. Hoe ga je deze berg werk beklimmen zonder tegen het einde van de dag uitgeput te raken?
In een drukke werkomgeving kan het een echte uitdaging zijn om overzicht te behouden en productief te blijven. Een goede planning gaat je hierbij helpen. Hieronder vind je vijf stappen die je gaan helpen om beter te leren plannen en de chaos meester te worden.
Stap 1: Visualiseer je successen
Voordat je begint met nadenken over het starten met een betere planning, neem eerst eens het resultaat in gedachten. Neem vijf minuten om je voor te stellen hoe een succesvolle dag eruitziet: wat heb je bereikt en hoe voel je je daarbij? Deze vorm van mentale visualisatie helpt niet alleen bij het stellen van doelen, maar verhoogt ook je interne motivatie om deze doelen daadwerkelijk te bereiken.
Stap 2: Schep orde in chaos met mind mapping
Een belangrijk aspect van een goede planning is het visualiseren en prioriteren van je taken. Pak een leeg vel papier en teken een mindmap met in het centrum je hoofddoel van de dag. Vanuit het hoofddoel kun je lijnen maken naar de subtaken en activiteiten die nodig zijn om dat doel te bereiken. Deze visuele weergave helpt om complexe taken te vereenvoudigen en geeft je inzicht in de stappen die nodig zijn om je doelen te bereiken. Het helpt ook om verbanden te zien tussen verschillende taken, wat kan leiden tot meer efficiënte manieren om ze aan te pakken.
TIP: Volg de leerlijn ‘Timemanagement’ binnen het online leerplatform. het online leerplatform. Hier nemen we je door middel van korte micro-learnings mee in hoe je verschillende taken, van urgent tot minder urgent, goed inplant en hoe je een overzichtelijk agendaoverzicht maakt.
Stap 3: Adopteer de Frogtastic-methode
Mark Twain zei ooit: “Als het je werk is om een kikker te eten, doe het dan meteen ’s morgens. En als het je werk is om twee kikkers te eten, eet dan eerst de grootste.” Heb je in je planning of mindmap taken staan die zwaar aanvoelen? Vertaal dit naar je werkdag door met deze moeilijkste of minst aantrekkelijke taak te beginnen. Wanneer je die eerste ‘kikker’ hebt weggewerkt, voelt alles wat volgt als een makkie, en vermijd je uitstelgedrag.
Stap 4: Implementeer 'stille uren'
Blokkeer tijd in je agenda voor ‘stille uren’. Tijdens deze uren sluit je je af voor e-mails, telefoontjes en collega’s. Dit is het moment waarop je ongestoord kunt werken aan taken die diepe concentratie vereisen. Zo weersta je de verleiding om je dag te laten bepalen door e-mails en ad hoc verzoeken. Dit zijn namelijk vaak de triggers die je planning op hol slaan. Met de stille uren creëer structuur in je dag en zorgt ervoor dat je toekomt aan zowel korte-termijn acties als langere-termijn projecten. Het kan even wennen zijn, maar het zal snel een van de meest productieve onderdelen van je dag worden.
TIP: Digitale tools kunnen een grote hulp zijn bij het organiseren van je werk. Apps zoals Trello of Microsoft Planner bieden overzichtelijke platforms waar je taken kunt organiseren, toewijzen en hun voortgang kunt volgen.
Stap 5: De kracht van reflecteren
Neem aan het einde van je dag of week even de tijd om te reflecteren op wat goed ging en wat beter kan in je planning. Welke taken namen meer tijd in beslag dan verwacht? Welke strategieën werkten goed, en welke niet? Schrijf dit voor jezelf op. Dit is niet alleen een moment om te reflecteren op wat je hebt bereikt, maar ook om ideeën te verwerken om je toekomstige planning beter aan te pakken. Door regelmatig te evalueren en je aanpak bij te stellen, word je steeds beter in plannen.
Wil jij meer handvaten om beter te leren plannen?
Leren plannen is een vaardigheid die je niet moet onderschatten. Door je hier specifiek op te focussen, kun je een veel productievere en minder stressvolle werkweek realiseren. Door de bovenstaande stappen te volgen, heb je een goed begin gemaakt, maar stop daar niet! Op het leerplatform van SkillsTown vind je verschillende online trainingen om beter te leren plannen, zodat je echt een meester wordt in productiviteit. Start nu met het transformeren van je werkweek!