Op 1 juni 2017 was het zover. De BrabantAcademie, de online leeromgeving van Provincie Noord-Brabant, werd gelanceerd. Een van de doelstellingen hierbij was dat in het eerste half jaar minimaal 600 medewerkers gebruik moesten maken van de academie. Dit doel werd ruim behaald en ondertussen hebben bijna alle provinciemedewerkers gebruik gemaakt van de academie. Charlotte van Meer, projectleider BrabantAcademie, en Lisan van der Lee, learning professional bij SkillsTown, vertellen hoe dit succes behaald werd.
Online combineren met offline
Voordat de digitale BrabantAcademie werd gelanceerd, was er al veel aandacht voor leren en ontwikkelen binnen de provincie. Er was een opleidingsadviseur in dienst en er werd gewerkt met leerlijnen, waarbinnen een specifiek thema centraal stond. Voor Noord-Brabant was het belangrijk dat de online leeroplossingen aan zouden sluiten op dit bestaande aanbod.
Charlotte vertelt hoe dit gerealiseerd werd: “Een belangrijke leerlijn binnen onze organisatie is bijvoorbeeld projectmatig werken. Samen met SkillsTown hebben we hier essentials bij ontwikkeld, korte micro-cursussen waarin de basis kort wordt uitgelegd. Door deze te volgen, ga je beter voorbereid naar een trainingsdag. Ook na de training kun je de essentials nog eens terugkijken, om je kennis op te frissen. Zo zorgen we ervoor dat het online leren een toevoeging is op de offline trainingen.”
"Als de trainingen relevant zijn voor de medewerkers, hebben ze een goede reden om regelmatig een kijkje te nemen in de online leeromgeving."
Lisan legt uit waarom het belangrijk is dat de online content aansluit bij de organisatie: “Als de trainingen relevant zijn voor de medewerkers, hebben ze een goede reden om regelmatig een kijkje te nemen in de online leeromgeving. Zorg er daarom als organisatie voor dat je steeds opnieuw actuele content kunt aanbieden aan je medewerkers.”
Onder de aandacht blijven met leuke acties
Volgens Lisan is communicatie over de academie cruciaal: “Je moet de lancering van een online academie zien als een productlancering. Het is belangrijk dat je hier op zoveel mogelijk manieren aandacht aan schenkt.”
Bij Provincie Noord-Brabant zijn er vanaf de start verschillende acties georganiseerd waarmee de academie onder de aandacht werd gebracht. Zo is er bij de lancering een artikel geplaatst op het intranet, waarbij medewerkers direct door konden klikken naar de leeromgeving. Daarnaast werden er bij de start flyers uitgedeeld waarop de academie nogmaals werd aangekondigd.
Een andere actie waarmee de provinciemedewerkers werden verleid om een kijkje te nemen in de online omgeving, was de zomeracademie. Charlotte legt uit: “Al 5 jaar organiseren wij de zomeracademie. Voor het eerst hadden we nu ook een online aanbod met onder andere verschillende taalcursussen. Deze actie hebben we aangekondigd met een grappig teaserfilmpje. Hier kregen we hele leuke reacties op en we zagen dat mensen veel gebruik maakten van het speciaal geselecteerde aanbod.”
"Het gebruik van het online leeraanbod zou helemaal ingeburgerd moeten zijn binnen de organisatie."
Inbedden in de organisatie
Voor Charlotte is het duidelijk wat het uiteindelijke doel is van de online leeromgeving: “Het gebruik van het online leeraanbod zou helemaal ingeburgerd moeten zijn binnen de organisatie. Het moet voor de medewerkers vanzelfsprekend zijn dat ze de online cursussen opzoeken als ze naar een trainingsdag gaan of als ze zich willen ontwikkelen op een bepaald gebied.”
Om dit te realiseren is er bijvoorbeeld een koppeling gemaakt tussen het intranet en de leeromgeving. Zo hoeven medewerkers maar een keer in te loggen en wordt het gebruik een stuk eenvoudiger. Daarnaast zal voortaan bij alle offline trainingen een button worden geplaatst, die geïnteresseerden direct naar de gerelateerde online cursussen leidt.
Tips voor een succesvolle lancering
Ten slotte vat Charlotte nog even samen waar je als organisatie rekening mee moet houden bij het implementeren van een online leeromgeving:
“De koppeling tussen het bestaande aanbod en het online aanbod is heel belangrijk. Zo zorg je ervoor dat e-learning echt iets toevoegt. Daarnaast moet je er als organisatie rekening mee houden dat het tijd kost voordat de leeromgeving is ingebed in de organisatiecultuur. Het is een lange-termijntraject waarin het gebruik steeds meer een automatisme wordt voor de medewerkers.”
Ook Lisan wil nog een tip meegeven: “Wanneer je een academie gaat implementeren is het goed om een aantal duidelijke doelstellingen op te stellen. Zo kun je gericht acties ondernemen om de gestelde doelstellingen te behalen. Provincie Noord-Brabant heeft dat heel goed gedaan en je ziet dat dit werkt, doordat het aantal actieve gebruikers omhoog blijft gaan.”
